Skrivare och kontor: så väljer ni teknik, tjänster och kostnadsmodell

Börja med behovsanalysen: volym, format och dokumenttyper

Börja med att kartlägga dagens utskrifter. Happy Boss föreslår att behovsanalysen bygger på frågor som: Skriver ni i olika format (A3, A4, kuvert, etiketter)? Hur stor är månadsvolymen? Använder ni färg eller bara svartvitt? Vilka dokumenttyper gäller – textdokument eller även grafik/bilder? Är utskriftshastigheten viktig? Behöver ni efterbehandling som häftning, vikning och hålslag? Skriver ni ut sekretessdokument eller känslig information som inte får hamna i fel händer? Hur många personer ska använda skrivaren?

Poängen är att undvika en maskin som är över- eller underdimensionerad. Svaren styr teknikval, skrivarens storlek och vilka tjänster som behövs runt den. Enligt Happy Boss kommer man en god bit på väg i skrivarvalet om man kan besvara frågorna. Komplettera gärna med en bild av behovet om ett par år – till exempel om fler ska kunna arbeta på distans.

Välj rätt teknik: laser, bläck, färg och multifunktion

Teknikvalet börjar med att avgöra om ni ska skriva i svartvitt eller färg, och om laser eller bläck passar bäst. Bland HPs företagsskrivare finns LaserJet- och OfficeJet Pro-skrivare. LaserJet Pro finns som både färg- och svartvit skrivare; HP beskriver dem som val för små och medelstora företag eller team som behöver pålitliga dagliga utskrifter med hög kvalitet. OfficeJet Pro beskrivs av HP som ett val för högre utskriftsvolymer och allsidig produktivitet. Laserskrivare är generellt vanliga för snabba kontorsdokument, medan bläckstråleskrivare ofta används för färg – men behovsanalysen avgör.

En enkel skrivare klarar bara utskrift. En multifunktionsskrivare (MFP) kan enligt Xerox skriva ut, kopiera, skanna, faxa och skicka e-post. Xerox har exempelvis B Series för svartvitt och C Series för färg, båda som rena skrivare eller MFP. Inbyggt Wi-Fi, kompakt format och tyst drift finns i deras modeller för distanskontor.

Välj också efter funktioner som förenklar vardagen: enligt Xerox låter inbyggt Wi-Fi användare skriva ut från valfri enhet på hemmanätverket utan sladdar. Dubbelsidig utskrift sparar papper och minskar miljöpåverkan. Stöd för mobil utskrift gör att smartphones och surfplattor kan användas. Xerox uppger att deras skrivare för distansarbete har fullt stöd för mobil plattform.

Skrivare för distansarbete och hemmakontor

När anställda arbetar på distans ska skrivaren fungera utan att IT-avdelningen kopplas in varje gång. Xerox beskriver sina skrivare för distansarbete som enkla för användaren att installera och underhålla utan IT-stöd. Maskinen behöver också vara tillförlitlig och användarvänlig, eftersom distanskontoret sällan har någon på plats som kan felsöka.

Typiska krav för hemmakontoret är inbyggt Wi-Fi, kompakt format och tyst drift. Xerox lyfter fram just detta för B- och C-serierna. Vissa av Xerox skrivare för distansarbete är multifunktionsskrivare (MFP) som kan skriva ut, kopiera, skanna, faxa och skicka e-post, medan andra endast är avsedda för utskrift, så hemmakontoret kan hantera samma dokumentflöden som det centrala kontoret. Har man begränsat utrymme lyfter HP fram LaserJet-skrivare som ett val för hemmakontor med begränsat utrymme och behov av svartvita utskrifter av hög kvalitet för formulär och dokument.

Enligt Xerox kan färgpulverkassetter med hög kapacitet sänka den totala ägandekostnaden. Det är värt att väga in om hemmakontoret skriver ut mycket.

Molntjänster och mobila utskriftsflöden

Molnutskrift låter användare skriva ut från mobil, surfplatta eller dator var som helst. Prodoc beskriver att Cloud Print gör det möjligt att skriva ut från vilken enhet som helst – mobil, surfplatta eller dator – var som helst och när som helst, utan att användaren behöver vara nära en fysisk skrivare eller ha specifika drivrutiner installerade. Det stöder distansarbete och användning av olika enheter.

Central hantering och övervakning är en annan fördel. Enligt Prodoc kan alla utskrifter hanteras och övervakas via molntjänster. Lösningen kan integreras med alla enheter och säkerställa att endast auktoriserade användare skriver ut. Prodoc nämner även stöd för Google Cloud Print, Apple AirPrint och andra lösningar. HP beskriver att Google Cloud Print gör det möjligt att skriva ut till en skrivare från en mobiltelefon, surfplatta eller andra webbanslutna enheter. Sharp anger att Cloud Print innebär att man kan skriva ut från smartphone, surfplatta och dator till vilken skrivare som helst, var man än befinner sig i världen.

Miljömässigt kan molnflöden enligt Prodoc också minska mängden utskrifter som glöms kvar på skrivaren, genom att utskrifter styrs och följs upp.

Säkerhet i skrivarmiljön

Säkerhet bör ingå i skrivarvalet, inte läggas till i efterhand. Prodoc listar flera centrala områden: autentisering och auktorisering (användarnamn/lösenord, biometrisk autentisering eller multifaktorautentisering), kryptering (HTTPS, SSL/TLS och VPN), skrivarhanteringssystem för central övervakning och kontroll av utskrifter, åtkomstkontroll och geofencing för att begränsa utskrifter till specifika användare eller geografiska platser, samt säker skrivarpolicy som säkerställer uppdaterad mjukvara och inbyggda brandväggar.

Secure Print innebär att dokument skrivs ut först när användaren bekräftar utskriften på plats. Happy Boss tillhandahåller mjukvara för säker utskriftshantering där användaren behöver legitimera sig för att få ut sin utskrift. De erbjuder också ett antivirusprogram som förhindrar att skadlig programvara sprids via skrivarnätverket.

Sammanfattningsvis: arbeta med autentisering, kryptering, åtkomstkontroll, säker utskrift och antivirus. Se skrivaren som en del av IT-miljön, vilket Happy Boss påpekar – den kan utgöra en säkerhetsrisk om den inte hanteras rätt.

Hållbarhet som urvalskriterium

Hållbarhet kan vara både ett urvalskriterium och ett krav. Happy Boss erbjuder rekonditionerade maskiner med låg energiförbrukning, miljömärkta toners och programvaror som minimerar pappersutskrifter. De beskriver att en skrivare kan förbruka mycket energi, toner och papper, men att smarta lösningar minskar miljöpåverkan.

Prodoc arbetar med återtillverkning: de inspekterar, renoverar och certifierar begagnade skrivare. Den cirkulära processen uppges ge hållbara och kostnadseffektiva lösningar, minska klimatpåverkan och säkerställa miljövänlig återvinning. Prodoc lyfter också miljömedvetenhet som en fördel med molnutskrift: att minska pappersförbrukningen och minimera utskrifter som glöms kvar.

Dubbelsidig utskrift är ett enkelt sätt att spara papper. Xerox anger att många av deras skrivare för distansarbete automatiskt skriver ut på båda sidor, vilket både sparar pengar och reducerar miljöpåverkan.

Miljöpåverkan och hållbarhet – nyckeltal

Kostnadsmodell: köp, hyra eller leasing

Köp eller hyra/leasing är en central fråga. Happy Boss listar flera fördelar med att hyra skrivare: förutsägbara kostnader genom fast hyresavgift med tillhörande service och support, automatisk tonerleverans så att ni inte står utan toner, ingen initial investering vilket gör det enklare att budgetera och undvika att binda kapital, samt framtidssäkring genom möjlighet att hålla skrivarlösningen uppdaterad.

Vid köp äger ni maskinen och kan över tid få lägre kostnad per utskrift, men ni ansvarar själva för underhåll, service och inköp av förbrukningsmaterial. I en diskussion på Reddit beskrivs ett exempel där tre års leasing ansågs kosta mer än att köpa en HP-skrivare – en påminnelse om att räkna på totalkostnaden över hela avtalsperioden och inte bara se till månadskostnaden.

Räkna på total ägandekostnad (TCO): inköp eller hyra, service, support, toner, papper, energi och eventuella säkerhets- och molntjänster. Xerox framhåller att färgpulverkassetter med hög kapacitet kan sänka den totala ägandekostnaden. HP erbjuder Managed Print Services, en tjänst för att hantera utskriftsmiljön. Vilken modell som är bäst beror på volym, behov av förutsägbarhet och hur mycket egen IT-resurs ni har.

Köp vs. hyra/leasing – kostnads- och fördelssammanfattning

Tjänster och leverantörsval

Tjänsterna kring skrivaren är ofta avgörande. HP listar bland annat Managed Print Services, säkerhet och lösningar anpassade för olika branscher. Prodoc erbjuder molnutskrift, säkerhetslösningar och återtillverkning/återvinning. Happy Boss erbjuder service, support, antivirus och säker utskriftshantering.

Välj leverantör efter er situation: Behöver ni serviceavtal med support? Vill ni ha hanterade utskriftstjänster? Behöver ni säkerhetslösningar och molntjänster? Hur hanteras återtillverkning och återvinning? Happy Boss betonar att lösningen ska anpassas för behoven idag och samtidigt rusta för framtiden. Fråga hur leverantören stöttar teknik, säkerhet och hållbarhet över tid.

Checklista innan ni bestämmer er

Behovsanalys:

Teknik:

Säkerhet:

Hållbarhet:

Kostnad:

Tjänster: