Vad bör ingå i ett återlämningsavtal för hårdvara?

Varför ett tydligt återlämningsavtal behövs

När ett hyresavtal för hårdvara löper ut ska utrustningen tillbaka. Trecom beskriver Hårdvara som tjänst: företag hyr mobiler, datorer, surfplattor, tv och skrivare till fast månadskostnad under 12, 18 eller 24 månader, och hårdvaran lämnas tillbaka när hyresperioden är slut i samband med att ett nytt avtal tecknas. Enligt Trecom blir det oftast mer kostnadseffektivt i längden att hyra hårdvara, och kunden slipper administration och hantering av informationssäkerhet vid återvinning.

Återlämningen behöver regleras i förväg: vilken utrustning som omfattas, sista dag för återlämning, vem som hämtar den, hur data raderas, hur skicket bedöms och vad som gäller om utrustningen inte kommer tillbaka. Ett hyresavtal för lös egendom behöver inte vara skriftligt, men Wonder.legal föredrar skriftlig form för att undvika framtida tvister om vad som överenskommits.

Parter, hårdvara och avtalsperiod

Avtalet bör inledas med parterna: uthyraren, som äger utrustningen, och hyrestagaren, som får nyttja den mot betalning. Båda kan vara fysiska eller juridiska personer. Wonder.legal rekommenderar att samtliga parter signerar avtalet och att varje part behåller ett exemplar.

Utrustningslistan bör ange typ, antal och unika identifierare per enhet – serienummer, IMEI eller inventarienummer – så att det vid återlämningen går att avgöra exakt vad som ska tillbaka. Trecom nämner mobiler, datorer, surfplattor, tv och skrivare som exempel på hårdvara som hyrs ut.

Avtalet kan löpa på bestämd tid eller tillsvidare. Bestämd tid löper ut automatiskt på angivet datum; tillsvidareavtal måste sägas upp, och uppsägningstiden ska framgå. Bindningstiderna varierar: Trecom anger 12, 18 eller 24 månader, medan IT-partners exempel har 12, 24, 36 eller 48 månader, där 36 månader är vanligast, sammanfaller med den vanligaste garantitiden och ofta motsvarar använd avskrivningstid. IT-partner påpekar att olika artiklar i samma hyresavtal kan ha olika bindningstider – ange därför bindningstiden per utrustningstyp.

När och hur återlämningen ska ske

Avtalet bör ange sista återlämningsdag och hur avslutet meddelas. Vid bestämd tid löper avtalet ut automatiskt på angivet datum. Vid tillsvidare gäller uppsägningstiden från det att ena parten meddelar den andra att avtalet ska avslutas. Bestäm därför vem som meddelar vem, i vilken form och inom vilken tid.

Hyresperiodens längd styr när återlämningen blir aktuell: 12, 18 eller 24 månader hos Trecom, eller 12, 24, 36 eller 48 månader enligt IT-partners exempel, där 36 månader är vanligast. IT-partner rekommenderar att bindningstiden beslutas redan från början, förslagsvis samma som garantitiden för respektive artikel, och att ett nytt beslut fattas när bindningstiden löper ut.

Avtalet bör även reglera vad som gäller om utrustningen inte lämnas inom fristen – till exempel om hyran fortsätter löpa, om en särskild avgift utgår eller om utrustningen anses förvärvad av hyrestagaren. Utan en sådan klausul uppstår lätt tvist om belopp och ansvar.

Logistik, insamling och retur av utrustning

Ansvaret för insamling och återtag bör framgå. Upphandlingsmyndighetens kontraktsvillkor för återanvändnings- och återvinningstjänster (krav-ID 11179:1) kräver att tjänsten minst omfattar insamling/återtag av uttjänt IT-utrustning, konfidentiell hantering inklusive avidentifiering samt säker dataradering om den inte utförs internt av den upphandlande organisationen. Myndigheten konstaterar att flera leverantörer kan samla in och rekonditionera produkter av olika fabrikat och ombesörja dataradering och korrekt behandling av insamlad utrustning.

Avtalet bör specificera vem som bokar hämtning, vilket emballage som används, från vilka adresser utrustningen hämtas, inom vilka tidsfönster och hur mottagandet kvitteras. För bärbara datorer och mobiltelefoner, som kan innehålla känsliga uppgifter, är det centralt att transporten sker säkert och spårbart och att ingen obehörig kommer åt enheterna på vägen.

Dataradering och informationssäkerhet

Dataradering bör vara en uttrycklig skyldighet i avtalet, tillsammans med konfidentiell hantering och avidentifiering av utrustningen. Upphandlingsmyndigheten anger i krav-ID 11179:1 att säker dataradering kan göras enligt NIST 800-88 eller likvärdig standard, och att fysisk dataradering kan göras enligt DIN 66399 (H5 respektive E5) vid fel på hårdvaran, där mjukvaruradering inte är möjlig. Villkoret förutsätter att leverantören utför raderingen om kunden inte gör det internt.

Avtalet bör kräva dokumentation av raderingen: intyg eller motsvarande underlag som visar metod, tidpunkt och vilka enheter som omfattas. Upphandlingsmyndighetens villkor är att leverantören på begäran skriftligen ska redogöra för hur villkoret efterlevs och kunna styrka lämnade uppgifter.

Skickbedömning vid återlämning

Skickbedömningen bör beskrivas i avtalet: kriterier, vem som utför den och om funktionstester ingår. Upphandlingsmyndighetens kontraktsvillkor för återanvändningstjänster anger att tjänsten ska omfatta funktionstester, service och uppgradering samt ett erbjudande om att uppgradera utrustningen.

Konsekvenserna av bedömningen bör framgå. 3stepIT uppger att produkter i alltför dåligt skick återvinns, medan fungerande utrustning rekonditioneras och kan säljas vidare. Avtalet bör därför reglera om hyrestagaren kan bestrida en bedömning, om utrustningen kan besiktigas gemensamt och vem som bär kostnaden för exempelvis saknade tillbehör, emballage eller skador.

Återanvändning, rekonditionering och återvinning

Avtalet bör prioritera återanvändning före återvinning. Upphandlingsmyndigheten konstaterar att huvuddelen av alla datorer kan säljas vidare och användas igen, i Sverige eller i andra länder, och att leverantörer kan rekonditionera produkter av olika fabrikat. Livscykelanalyser visar att IT-utrustningens största miljöbelastning sker i tillverknings- och slutfasen, och att den viktigaste åtgärden för att minska belastningen är att använda utrustningen längre.

3stepIT beskriver att datorer genom rekonditionering och dataradering kan säljas vidare och få betydligt längre livslängd, ofta upp till dubbelt så lång. Enligt företaget återanvänds 98 procent av den IT-utrustning de tar tillbaka vid slutet av en hyresperiod, medan produkter i alltför dåligt skick återvinns. Företaget anger en optimal livscykel på 3–4 år för en PC, runt 36 månader, och 24 månader för en mobil, och pekar på att utrustning som blir liggande i ett förråd tappar i värde.

Remade är ett exempel på aktör som tar hand om och betalar för begagnade datorer, mobiler, skärmar och annan IT-utrustning som företag och organisationer inte längre behöver. Iron Mountain hjälper till med återförsäljning av föråldrad IT-utrustning. Om avtalet ska ge hyrestagaren del av detta värde bör det framgå om eventuell intäkt från vidareförsäljning tillfaller kunden eller leverantören.

Livscykel för IT-hårdvara – Optimal användningstid

1. PC (dator) — 3–4 år (ca 36 månader)

Ekonomiska villkor och alternativ vid avtalets slut

Avtalet bör tydliggöra om återlämningen är kostnadsfri och om restvärde eller avdrag påverkar slutnotan. Trecom lyfter fram att kunden slipper administration och hantering av informationssäkerhet vid återvinning när hårdvaran lämnas tillbaka – vad som ingår i tjänsten och vad som i stället debiteras bör framgå av villkoren.

Enligt IT-partner finns tre vägar vid periodens slut: lämna tillbaka utrustningen, uppgradera eller nedgradera den och teckna ett nytt hyresavtal, eller köpa loss hårdvaran. Köpesumman kan uttryckas i antal månadsbelopp: i IT-partners exempel kostar det tre månadsbelopp (1 536 kr) att köpa loss efter 36 månader och två månadsbelopp (1 508 kr) efter 24 månader.

Samma exempel visar att hyralternativen blir något dyrare totalt sett än att köpa: 18 432 kr över 36 månader (6 144 kr per år), 1 595 kr mer än köp, motsvarande 44 kr per månad, och 18 096 kr över 24 månader, 1 259 kr mer än köp, motsvarande 63 kr per månad. IT-partner rekommenderar att bindningstiden beslutas från början, förslagsvis samma som garantitiden, och att ett nytt beslut fattas när bindningstiden löper ut. Villkoren för återlämning, uppgradering och köp behöver därför stå i avtalet redan från början för att alternativen ska gå att jämföra.

Kostnadsjämförelse: Hyra vs Köp av hårdvara (36 månaders period)

Fördelar och nackdelar med att hyra hårdvara jämfört med att köpa

Dokumentation, rapportering och uppföljning

Reglera vilken dokumentation som tas fram: återlämningsbevis med antal och identifierare, skickbedömning, dataraderingsintyg samt rapportering om hur mycket av utrustningen som återanvänts respektive återvunnits. Upphandlingsmyndigheten har ett särskilt kontraktsvillkor för rapportering kring återanvändning och återvinning (krav-ID 11180:1) och föreskriver att leverantören på begäran skriftligen ska redogöra för hur villkoren efterlevs samt kunna styrka lämnade uppgifter.

Bestäm i avtalet vem som tar emot dokumentationen, i vilken form, hur ofta och inom vilken tid efter återlämningen. Knyt kvarvarande mellanhavanden till att intygen har levererats, så att uppföljningen inte stannar vid en avsiktsförklaring.

Checklista att använda vid avtalsförhandling

• Parter: uthyrare och hyrestagare; avtalet signeras av samtliga parter, ett exemplar till varje. • Utrustningslista: typ, antal, serienummer/IMEI/inventarienummer. • Avtalsperiod: bestämd tid eller tillsvidare; uppsägningstid; bindningstid per utrustningstyp (12/18/24 eller 12/24/36/48 månader). • Tidsfrister: sista återlämningsdag, form för meddelande, konsekvenser vid försenad återlämning. • Logistik: insamling/återtag, emballage, adresser, tidsfönster, kvittens, säker transport. • Dataradering: NIST 800-88 eller likvärdig standard; DIN 66399 (H5/E5) vid hårdvarufel; avidentifiering; konfidentiell hantering; intyg. • Skickkriterier: bedömningsgrund, funktionstester, hantering av utrustning i för dåligt skick, möjlighet till gemensam besiktning. • Återanvändning/återvinning: återanvändning före återvinning, rekonditionering och vidareförsäljning, rapportering av utfall. • Ekonomi: kostnadsfri återlämning eller inte; restvärde och avdrag; köpoption uttryckt i antal månadsbelopp; uppgradering eller nedgradering. • Dokumentation och uppföljning: återlämningsbevis, skickbedömning, dataraderingsintyg, rapportering, rätt att begära skriftlig redogörelse.