Så beräknar ni totalkostnaden för arbetsplatsdatorer

Varför totalkostnaden är större än prislappen

TCO står för Total Cost of Ownership – den totala kostnaden för det ni äger. Begreppet kommer från USA och används för att beskriva att en dator eller skrivare kostar betydligt mer än prislappen, framför allt när ni fattar beslut om IT-budgeten (Nordlo). Nordalp formulerar samma princip: TCO tar hänsyn till alla faktiska kostnader under produktens hela livscykel, och för att fullt ut kunna utvärdera vad en produkt kostar måste ni titta på kostnaden över hela dess livstid.

Nordalp pekar på att inköpspriset inte speglar den verkliga totalkostnaden, och att ett felaktigt produktval – till exempel en för låg stryktålighetsnivå – därför kan visa sig bli ett dyrt misstag. Jämförelsen: när vi köper bil gör vi efterforskningar kring modellens servicehistorik, eftersom en billigare bil som tillbringar mycket tid på verkstaden inte är något klipp. Samma logik gäller datorer.

Nordlo illustrerar glappet mellan prislapp och verklig kostnad med siffror från Gartner: en ordinär dator på kontoret som inte tas om hand ordentligt kostar mer än 40 000 kr per år. Nordlo konstaterar samtidigt att majoriteten av alla företag varje år köper ny utrustning och ersätter en av fyra datorer på kontoret. Eftersom ersättningen sker löpande bör ni budgetera med vad en användare kostar per år, inte vad en dator kostar vid köp.

Siffror från verkligheten: TCO för en arbetsplatsdator

Dela upp kostnaderna i fasta, rörliga, direkta och indirekta

Nordalp delar upp totalkostnaden i fasta kostnader – såsom inköpspris, utveckling, utbyte och implementeringskostnader – och rörliga kostnader: upplärning, reparationer samt kostnader för driftstopp och tappad data. Nordlo använder i stället fyra kategorier under rubriken direkta kostnader: hårdvara och mjukvara, drift, administration samt användning. Båda modellerna rymmer samma typer av poster; skillnaden ligger i om de grupperas efter kostnadens karaktär (fast/rörlig) eller efter var i verksamheten de uppstår. De fyra kategorierna beskrivs närmare i avsnitten nedan.

Praktiskt: bygg en tabell med en kolumn per kategori och en rad per användargrupp eller roll, och använd exakt samma tabell för varje alternativ ni utvärderar. Bestäm i förväg vad som ska ligga i kalkylen – poster som finns på en faktura är enkla, medan intern tid måste uppskattas i timmar och räknas om till kronor enligt Nordlos metod. Gå igenom tabellen post för post och säkerställ att varje kostnad antingen är kopplad till en faktura eller till en uppskattad tidsinsats.

Beräkna direkta kostnader för hårdvara och mjukvara

I den direkta hård- och mjukvaruposten ligger enligt Nordlo licenser, prenumerationer, SLA-avtal, garantier och installation – utöver själva produkten. För en arbetsplats tillkommer skärm och tillbehör; leverantörer av färdiga arbetsplatser beskriver det som att varje roll ska ha rätt dator, skärm och tillbehör (Tacerto). Inventera därför vad som faktiskt ingår i en arbetsplats hos er: dator, skärm, dockning, headset, tangentbord, mus, nätverksutrustning och de licenser och abonnemang som krävs för att rollen ska fungera.

Nordlos beräkningsmetod för kategorin är att leta reda på alla fakturor, beställningar och uppgifter som har med hård- och mjukvara att göra från de senaste tre åren, summera de totala kostnaderna och dela summan med tre. Ni bör samtidigt ha minskningen i värde över tid för teknologi i åtanke. Treårsfönstret jämnar ut enskilda inköpstoppar och ger ett genomsnitt som går att jämföra mellan alternativ.

Slå sedan ut beloppet per användare och år: dividera den årliga summan med antalet användare som utrustningen faktiskt betjänar. Om ni i stället köper arbetsplatsen som tjänst med en fast månadskostnad per användare – inklusive installation, skrivare och support, med finansiering och hållbar livscykel enligt Tacertos beskrivning – är utgångspunkten en känd kostnad per användare och månad. Läs då avtalet och kontrollera vilka delar som ligger i den fasta avgiften och vilka som faktureras vid sidan om, så att ni jämför samma innehåll som i egenkalkylen.

En skattefråga som hör till kalkylen: enligt Skatteverkets rättsliga vägledning anses anskaffande av dator med mera i de flesta fall vara en icke avdragsgill privat levnadskostnad, men avdrag skulle kunna medges för vissa arbetsgrupper. Om utrustningen får användas privat bör ni stämma av reglerna med er redovisningsfunktion innan ni läser in beloppet i kalkylen.

Räkna på drift, support och administration

Driftposten omfattar enligt Nordlo bland annat support, helpdesk, löner, prenumerationer och andra avtal som har med IT-miljön att göra. Metoden är densamma som för hårdvaran: om ni samarbetar med en IT-leverantör samlar ni alla fakturor från dem under tre års tid och delar totalsumman med tre. Har ni ingen extern leverantör – exempelvis för att ni är ett litet företag eller har teknisk personal internt – uppskattar ni i stället antalet timmar personen i fråga lägger på drift och räknar om tiden till en kostnad.

Administrationsposten består enligt Nordlo av ekonomi, HR och administration, kostnader för inköp av externa leverantörer samt tid för att utbilda egen personal i IT. Det är alltså någon i organisationen som lägger tid på att utbilda personalen, köpa in extern hjälp och hantera avtal och relationer, oavsett om ni har egen IT-avdelning eller inte – och den tiden ska uppskattas och prissättas på samma sätt som drifttiden.

För att få en användbar siffra i stället för en gissning: be leverantören om pris per ärende eller om de svarstider som SLA-avtalet anger, logga antalet ärenden per månad under en mätperiod och multiplicera. Lägg till tiden för beställningar, avtalsförnyelser och utbildningsinsatser, som sällan syns i ärendestatistiken. Om ni köper support till fast pris per användare är driftskostnaden känd på kontrakt – men de interna posterna (utbildning, avtalshantering, beställningar) försvinner inte för att supporten är utlagd, så de behöver räknas in separat.

Uppskatta kostnader för användning, stillestånd och arbetsmiljö

Användning är den kategori Nordlo beskriver som den svåraste att beräkna och ofta en stor kostnadstjuv: den består av bristande produktivitet på grund av en strulande IT-miljö, inklusive tid som anställda lägger på att försöka lösa problemen själva i stället för att betala för support, och av bristande effektivitet när användare använder tekniken felaktigt. Metoden de föreslår är att uppskatta antalet timmar era anställda lägger på det här och räkna om tiden i kronor. Nordalp räknar in samma sak som rörliga kostnader: upplärning, reparationer samt kostnader för driftstopp och tappad data.

Arbetsmiljön hänger ihop med den posten. Enligt Arbetsmiljöverket kan dator- och bildskärmsarbete innebära risk för belastningsbesvär i framför allt rygg, nacke, axlar och armar, och om syn- och belysningsförhållandena är ogynnsamma kan arbetstagare även få besvär i ögonen och huvudvärk. Verket konstaterar att bildskärmsarbete finns i nästan alla branscher, att delar av arbetet i många kontorsyrken sker på distans och att öppna kontorslösningar och aktivitetsbaserade kontor blivit vanligare – vilket påverkar arbetsmiljön och riskerna.

Enligt Arbetsmiljöverket ansvarar arbetsgivaren för att förebygga och åtgärda riskerna med dator- och bildskärmsarbete, och med en lämpligt utformad arbetsplats, god ljusmiljö, anpassad utrustning och genomtänkt organisering av arbetet kan ohälsa förebyggas. Verket framhåller också att arbetstagare och skyddsombud ska ges möjlighet att delta i arbetsmiljöarbetet. Räkna in den tid som medarbetare och skyddsombud lägger på att delta i arbetsmiljöarbetet, till exempel möten och uppföljning, som en egen post i administrationen: uppskatta antalet timmar per år och multiplicera med er interna timkostnad.

För personal som arbetar utanför kontoret tillkommer en materialdimension. Nordalp beskriver att datorer som tas med utanför den skyddade kontorsmiljön utsätts för fall, vibrationer, vatten, damm och extrema temperaturer, och att inköpare som lockas av ett lägre inköpspris för icke stryktålig utrustning glömmer den kostnad som följer av det faktiska användandet. Slutsatsen är att de betalar mycket mer i det långa loppet än om de köpt en verkligt stryktålig men dyrare dator från början – den dyrare enheten är den billigare på längre sikt.

Räkna fram totalkostnad per användare och år

Sammanställningen görs i fyra steg med samma tidsperiod för alla poster: (1) direkta hårdvaru- och mjukvarukostnader per år enligt treårsmetoden, (2) driftkostnader per år inklusive support, helpdesk, prenumerationer och avtal, (3) administrationskostnader för inköp, avtal och intern utbildning, (4) användningskostnader för stillestånd och egen felsökning. Summera och dividera med antalet användare. Resultatet är kronor per användare och år – ett tal som är jämförbart mellan leverantörer, till skillnad från inköpspriset. Arbetsmiljörelaterade kostnader kan läggas till som en separat post, men de ingår inte i Nordlos fyra kategorier.

Livscykeln innehåller poster som lätt hamnar utanför ett enskilt år. Nordalp räknar in utbyte och implementeringskostnader bland de fasta kostnaderna, och Nordlo betonar att ni bör ha minskningen i värde över tid för teknologi i åtanke. Pröva därför två utfall för varje roll: att uppgradera eller att ersätta. Webhallen påpekar att om en stationär dator känns långsam kan det ibland räcka att uppgradera RAM-minnet eller byta till en snabbare SSD, vilket beskrivs som billigare – en uppgradering kan alltså vara ett billigare alternativ. Lägg till avvecklingsposten: tid och eventuell kostnad för radering av data, återställning av utrustning och återvinning.

Jämförelsen blir rättvisande först när alternativen ligger i samma tabell med samma kategorier. Ställ upp köp, leasing eller arbetsplats som tjänst och uppgradering av befintlig utrustning sida vid sida, och fyll i samma fyra kategorier för varje kolumn. Kom ihåg att ersättningen sker löpande (se avsnittet om varför totalkostnaden är större än prislappen), så lägg in en rullande ersättningspost i stället för att budgetera utbyte som en engångshändelse. Räkna på mellanskillnaden: multiplicera de sparade supporttimmarna per år med er interna timkostnad och jämför med merkostnaden vid inköp; om de sparade timmarna överstiger merkostnaden är alternativet billigare över livscykeln.

Jämförelse av totalkostnader: Köp, leasing och arbetsplats som tjänst

Steg-för-steg metodik för TCO-beräkning

Fördelar och nackdelar med olika IT-lösningar