Vilka miljökrav gäller för kontorsskrivare?

Kort svar: kraven är spridda över flera regelverk

Miljökraven på kontorsskrivare kommer från flera håll: miljöbalken (1998:808) och de förordningar som meddelats med stöd av den. Miljöbalken är en ramlag och innehåller därför grundläggande bestämmelser som kompletteras av förordningar och myndighetsföreskrifter (Kemikalieinspektionen).

För skrivare i kontorsverksamhet är framför allt fyra kapitel aktuella: 2 kap. om allmänna hänsynsregler, 14 kap. om kemiska produkter och biotekniska organismer, 26 kap. om tillsyn och 30 kap. om miljösanktionsavgifter. Kemikalieinspektionen anger att 2, 13, 14, 26, 27, 29 och 30 kap. miljöbalken har särskild betydelse för myndighetens arbete på kemikalieområdet, tillsammans med bland andra förordningen (1998:901) om verksamhetsutövares egenkontroll och förordningen (2012:861) om farliga ämnen i elektrisk och elektronisk utrustning.

Utöver lagkraven finns frivilliga miljömärkningar av typ 1 enligt ISO 14024: Svanen och EU Ecolabel.

Miljöbalken – grunden för kraven på verksamheter

Miljöbalken trädde i kraft den 1 januari 1999. Syftet är att främja en hållbar utveckling som innebär att nuvarande och kommande generationer kan leva i en hälsosam och god miljö. Balken består av sju avdelningar med 33 kapitel och omkring 500 paragrafer, och till den hör ett stort antal förordningar och föreskrifter (Naturvårdsverket).

Att balken är en ramlag märks i regelprocessen: förordningar beslutas av regeringen, som bemyndigar myndigheter att besluta föreskrifter inom respektive ansvarsområde. Myndigheterna kan också vägleda om hur reglerna ska tolkas och tillämpas (Naturvårdsverket). För ett kontor innebär det att de konkreta kraven sällan står i balken själv, utan i förordningar och föreskrifter som preciserar den.

Miljöbalken berör alla typer av åtgärder, oavsett om de ingår i enskildes dagliga liv eller i näringsverksamhet (Naturvårdsverket). En kontorsverksamhet som använder skrivare omfattas av de allmänna hänsynsreglerna i 2 kap. i den utsträckning verksamheten kan påverka miljön. Det är den bestämmelsen som gör inköp, användning och avfallshantering av kontorsutrustning till en miljöfråga enligt balken.

Nyckelregler och förordningar för kontorsskrivare

Kemikaliekrav för elektrisk utrustning och förbrukningsmaterial

Bestämmelser om kemiska produkter och biotekniska organismer finns i 14 kap. miljöbalken. Området preciseras genom förordningen (2008:245) om kemiska produkter och biotekniska organismer, en av förordningarna på kemikalieområdet som meddelats med stöd av miljöbalken (Kemikalieinspektionen).

En annan är förordningen (2012:861) om farliga ämnen i elektrisk och elektronisk utrustning. Den reglerar farliga ämnen i just elektrisk och elektronisk utrustning, den produktkategori som kontorsskrivare tillhör. Vid inköp är det därför relevant att kontrollera vilka ämnesbegränsningar som gäller för produkttypen och att begära leverantörens underlag för ämnesinnehållet i stället för att lita på allmänna miljöpåståenden i marknadsföringen.

Kemikalieinspektionen är den myndighet som dessa kapitel och förordningar har särskild betydelse för; myndigheten sammanställer dem och kan vägleda om tolkningen.

I praktiken behöver kontoret hålla ordning på vilka förbrukningsmaterial som används, hur de förvaras och hur rester och tomma patroner tas om hand.

Egenkontroll och tillsyn – vad arbetsgivaren behöver säkerställa

Verksamhetsutövaren ska ha egenkontroll. Kraven preciseras i förordningen (1998:901) om verksamhetsutövares egenkontroll, en av förordningarna på kemikalieområdet som meddelats med stöd av miljöbalken (Kemikalieinspektionen).

Tillsynsreglerna finns i 26 kap. miljöbalken, och i miljötillsynsförordningen (2011:13) preciseras hur tillsynen organiseras. Tillsynen kan gälla även en kontorsverksamhet, där miljöpåverkan i praktiken består i inköp, användning och avfallshantering av skrivare och förbrukningsmaterial.

Om brister upptäcks kan miljösanktionsavgifter bli aktuella. 30 kap. miljöbalken handlar om miljösanktionsavgifter, och avgifterna regleras närmare i förordningen (2012:259) om miljösanktionsavgifter. I 29 kap. finns straffbestämmelser och förverkande, medan 27 kap. och förordningen (1998:940) gäller avgifter för prövning och tillsyn.

Praktiskt innebär egenkontrollen att någon på kontoret ansvarar för att rutinerna finns skriftligt: vem som får beställa förbrukningsmaterial, hur skrivare och patroner hanteras när de byts ut och hur avvikelser rapporteras. Underlagen ska kunna visas upp vid tillsyn.

Svanen och EU Ecolabel som praktiska miljökrav vid inköp

Svanenmärket och EU Ecolabel är båda typ 1-märkningar enligt ISO 14024 (Miljömärkning Sverige). Det innebär att märkningen är oberoende, att kraven sätts utifrån ett livscykelperspektiv och en helhetssyn, att kraven skärps kontinuerligt genom ständiga förbättringar, att arbetsprocesserna för att ta fram kriterier är öppna och att kraven fastställs av en oberoende tredje part.

För EU Ecolabel fastställer The European Union Ecolabelling Board (EUEB) kraven. Kriterierna utarbetas oftast av EU:s forskningscenter i Sevilla, Joint Research Center, på uppdrag av EU-kommissionen. Svenska regeringen deltar i omröstningen om nya kriterier och Miljömärkning Sverige är rådgivande (Miljömärkning Sverige).

För en inköpsansvarig fungerar märkningskriterierna som en färdig kravspecifikation: i stället för att själv formulera ämnes- och livscykelkrav kan man begära att skrivaren uppfyller Svanens eller EU Ecolabels kriterier för produktgruppen. Eftersom kraven skärps över tid behöver avtalet hantera vad som gäller om kriterierna ändras under avtalstiden – till exempel om ni ställer krav på märkning vid leverans eller på löpande uppfyllnad.

EU-regler och svenska krav hänger ihop

EU-direktiv ska införlivas i den nationella lagstiftningen, medan EU-förordningar gäller i alla medlemsländer oberoende av nationell lagstiftning. EU-direktiv på miljöområdet införlivas i miljöbalken (Naturvårdsverket).

Det förklarar varför kraven på en skrivare kan komma från två håll: dels svenska förordningar och föreskrifter meddelade med stöd av miljöbalken, som förordningen (2012:861) om farliga ämnen i elektrisk och elektronisk utrustning, dels EU-förordningar som gäller direkt utan svensk mellanlagstiftning. Vid inköp bör man skilja på vilket krav som följer av svensk förordning och vilket som följer direkt av EU-regelverket, och kontrollera vilken dokumentation leverantören hänvisar till i respektive fall.

Praktisk checklista för kontoret

Kontrollera att den skrivarmodell ni köper omfattas av de kemikaliekrav som gäller för elektrisk och elektronisk utrustning. Förordningen (2012:861) om farliga ämnen i elektrisk och elektronisk utrustning är den svenska förordning på kemikalieområdet som reglerar farliga ämnen i sådan utrustning – begär in leverantörens underlag för ämnesinnehållet.

Efterfråga typ 1-märkning enligt ISO 14024 (Svanen eller EU Ecolabel) där det finns kriterier för produktgruppen. Märkningen är oberoende och livscykelbaserad, och kriterierna fastställs av en tredje part.

Se över egenkontrollen enligt förordningen (1998:901): skriftliga rutiner för vem som får köpa in förbrukningsmaterial, hur skrivare och patroner hanteras och byts ut, och hur avvikelser dokumenteras.

Bestäm i förväg hur uttjänta skrivare och förbrukningsmaterial samlas in och lämnas vidare, och skriv in det i rutinen.

Räkna med att tillsyn enligt 26 kap. miljöbalken kan gälla kontorsverksamheten, och att brister kan leda till miljösanktionsavgifter enligt 30 kap. och förordningen (2012:259).

Avtala om hur förändrade märkningskriterier hanteras under avtalstiden, eftersom kraven i typ 1-märkningar skärps kontinuerligt.

Praktisk checklista för kontorskrav på skrivare