Checklista för standardiserade arbetsplatsdatorer

Så används checklistan för standardiserade arbetsplatsdatorer

Datorer, surfplattor och andra bildskärmar används i nästan alla branscher, och inom många kontorsyrken sker delar av arbetet på distans, till exempel från det egna hemmet. Arbetsmiljöverkets sida om dator- och bildskärmsarbete hänvisar till föreskrifterna AFS 2023:11 om arbetsutrustning och personlig skyddsutrustning. Reglerna om arbetsutrustning omfattar all utrustning som används i arbetet – däribland datorer och bildskärmar, både äldre och nya.

Ansvarsfördelningen styr hur checklistan används: som arbetsgivare ansvarar du för att förebygga och åtgärda riskerna med dator- och bildskärmsarbete, precis som du ansvarar för att övriga arbetsuppgifter kan utföras utan att arbetstagarna blir skadade eller sjuka. Arbetstagare och skyddsombud har en viktig roll i arbetsmiljöarbetet, och du ska ge alla arbetstagare möjlighet att delta i det.

Låt checklistan följa arbetsmiljöarbetets gång: kartlägg arbetsuppgifter och arbetstagarnas förutsättningar, bestäm en minsta gemensam bas av utrustning och programvara och följ upp tillsammans med arbetstagarna. Riskbedömning och uppföljning beskrivs närmare i avsnittet Riskbedömning och uppföljning.

Utgå från arbetsuppgifter, förkunskaper och behov

Utgångspunkten är arbetstagarnas behov och arbetsuppgifter, inte en specifik hårdvarumodell. Arbetsmiljöverket anger att du för en god digital arbetsmiljö behöver utgå från arbetstagarnas behov och arbetsuppgifter när du väljer programvara och digitala system, och att programvara och system ska vara lämpligt utformade med hänsyn till arbetstagarnas förutsättningar, förkunskaper och erfarenheter.

Välj arbetsutrustning efter arbetsuppgiften. Enligt Arbetsmiljöverket ska du välja utrustning som är lämpad för arbetet, och i utrustningens bruksanvisning hittar du tillverkarens beskrivning av användningen.

Kartläggningen blir användbar först när den beskriver konkreta moment: hur stor del av dagen som är skärmarbete, vilka system som används parallellt, om arbetsuppgiften kräver stor skärmyta eller flera bildskärmar, om arbetstagaren behöver headset eller kamera för möten och om det finns behov av handledning. Handledning är särskilt aktuell när utrustningen ska användas av unga arbetstagare – Arbetsmiljöverket lyfter att hänsyn då ska tas till förkunskaper, erfarenhet och riskmedvetande.

Ergonomi och fysisk bildskärmsarbetsplats

Dator- och bildskärmsarbete kan innebära en risk för belastningsbesvär i framför allt rygg, nacke, axlar och armar. Enligt Arbetsmiljöverket kan du som arbetsgivare förebygga ohälsa med en lämpligt utformad arbetsplats, god ljusmiljö, anpassad utrustning och en genomtänkt organisering av arbetet.

Checklistan bör därför omfatta arbetsställningen i sig: att tangentbord och pekdon ligger på en höjd som gör att handleder och underarmar avlastas, att musen placeras nära tangentbordet så att arbetstagaren slipper sträcka sig, att skärmen står så att nacken inte behöver vridas eller böjas och att det finns stöd för underarmar eller handleder där det behövs. Gå igenom arbetsplatsen tillsammans med arbetstagaren i stället för att bedöma den på avstånd.

Variation och möjlighet att byta arbetsställning ska vara en punkt i checklistan: växla mellan sittande och stående arbete om utrustningen medger det, lägg in pauser från tangentskrivande och pekdon och se till att utrustningen kan justeras av arbetstagaren själv. Utrustning som inte går att ställa in låser arbetsställningen och gör det svårare att åtgärda besvär som redan uppstått.

Syn, belysning och skärmplacering

Om syn- och belysningsförhållandena är ogynnsamma kan arbetstagare få besvär i ögonen och huvudvärk, enligt Arbetsmiljöverket. God ljusmiljö är samtidigt en av de faktorer som arbetsgivaren kan använda för att förebygga ohälsa i bildskärmsarbete.

Checklistan bör gå igenom bländning och reflexer: hur skärmen är placerad i förhållande till fönster och armaturer, om direktljus eller indirekt ljus faller in mot skärmen och om arbetstagaren behöver vända eller skärma av arbetsplatsen. Vidare skärmavstånd och skärmplacering i förhållande till ögonhöjd hör till samma genomgång, liksom möjligheten att justera ljusstyrka, kontrast och teckenstorlek i stället för att arbetstagaren kompenserar genom att luta sig fram.

Låt checklistan fånga besvär innan de blir långvariga: fråga vid skyddsronden om ögonbesvär och huvudvärk förekommer, och koppla i så fall åtgärden till belysning, skärmplacering eller skärminställningar. Brister i den organisatoriska och sociala arbetsmiljön kan också leda till ohälsa, så synpunkter som kommer fram vid genomgången behöver hanteras även om de inte är rent tekniska.

Programvara och digitala system

Programvara och digitala system ska vara enkla att använda och anpassade till arbetstagarnas arbetsuppgifter och till arbetstagarnas kunskaper. Enligt Arbetsmiljöverket bör därför inköp och utformning ske av personer med kunskap om arbetet och i samverkan med arbetstagare.

Checklistan bör kräva inställbarhet och återkoppling. Arbetsmiljöverket lyfter att arbetstagaren till exempel ska kunna ställa in olika parametrar för när, var och hur fort information presenteras, samt i vilket format det sker. Systemen bör så långt möjligt ge arbetstagaren återkoppling: arbetstagaren bör kunna följa vad som händer och vid behov vidta åtgärder om något inte blir som det var tänkt.

Kravställning och upphandling är en egen punkt i checklistan. Samverka med arbetstagare redan när du planerar att utveckla eller köpa in programvara och system – då ökar möjligheten att de upplevs som funktionella. Den som ställer krav på, eller upphandlar, programvara och digitala system bör ha tillräckliga kunskaper för att kunna göra en behovsanalys.

Notiser, informationsflöde och avbrott

Bildskärmsarbete kan vara belastande genom att det möjliggör ett stort informationsflöde där det är svårt att avgöra vad man ska rikta sin uppmärksamhet mot. Det kan också ställa krav på arbetstagarens förmåga att uppfatta och tolka sinnesintryck och att skilja viktig information från oviktig. Att ofta bli avbruten av till exempel notiser eller inkommande e-post kan vara störande, och när arbetstagare upplever att inflödet är för stort eller ohanterbart kan det bli en källa till ohälsosam arbetsbelastning.

Ohälsosam arbetsbelastning innebär att arbetstagaren inte har tillräckliga resurser för de krav som arbetet ställer, och problemen kan enligt Arbetsmiljöverket orsakas eller förvärras av till exempel tidspress. Har belastningen pågått länge eller upprepats ofta yttrar den sig ofta som trötthet, problem med koncentration och korttidsminne, sömnssvårigheter, huvudvärk eller fysiska besvär som muskelspänningar.

Checklistan bör därför kartlägga vilka kanaler som larmar och vilka av dem som är kritiska för arbetsuppgiften, om arbetstagaren kan pausa eller stänga av notiser och om avbrott kan samlas till bestämda tider i stället för att komma löpande. Koppla också varje punkt till resurser i förhållande till krav: om inflödet inte går att begränsa behöver arbetet organiseras om eller bemannas annorlunda, inte bara hanteras snabbare.

Standardisering med individanpassning

En standardiserad arbetsplatsdator blir användbar när den består av en minsta gemensam bas som alla får – dator eller surfplatta, bildskärm, dockningslösning, tangentbord, pekdon, headset, nödvändig programvara och supportväg – och när resten är valfritt inom ramen för arbetsuppgiften. Grunden ska vara densamma oavsett var arbetet utförs, eftersom samma risker med dator- och bildskärmsarbete följer med arbetsuppgiften.

Programvara och system ska vara lämpligt utformade med hänsyn till arbetstagarnas förutsättningar, förkunskaper och erfarenheter. Standardiseringen får därför inte låsa de inställningar som arbetstagaren behöver för att kunna utföra arbetet.

Lägg in samverkan som en fast punkt: involvera arbetstagarna vid planerade förändringar eller inköp av programvara och system och ge alla arbetstagare möjlighet att delta i arbetsmiljöarbetet.

Fördelar och risker med standardisering av arbetsplatsdatorer

Distans, delade skrivbord och aktivitetsbaserade miljöer

Inom många kontorsyrken sker delar av arbetet på distans, till exempel från det egna hemmet, och öppna kontorslösningar och aktivitetsbaserade kontor har blivit vanligare. Hur arbetet är organiserat och hur arbetsplatsen ser ut påverkar arbetsmiljön och riskerna för ohälsa, enligt Arbetsmiljöverket.

För distansarbetsplatsen bör checklistan omfatta samma punkter som på kontoret: skärmplacering och belysning utan bländning, tangentbord och pekdon på rätt höjd, möjlighet att variera arbetsställningen samt en rutin för hur brister i hemmiljön rapporteras och åtgärdas. Ansvaret för att förebygga och åtgärda riskerna med dator- och bildskärmsarbete ligger kvar hos arbetsgivaren.

För delade och aktivitetsbaserade platser bör checklistan beskriva hur utrustningen ställs in vid varje tillfälle, vilka justerbara komponenter som alltid ska finnas tillgängliga, hur delad utrustning hålls i skick och vad arbetstagaren gör om något saknas eller är trasigt. I öppna miljöer tillkommer frågan om avbrott och notiser: samma genomgång av informationsflöde och avbrottshantering behövs där som vid enskilda platser.

Felanmälan, skötsel och incidenter

Rutinen för hantering av IT-utrustning bör vara skriftlig och känd. Älvsbyns kommuns användarhandbok för IT anger att all IT-utrustning ska hanteras med varsamhet och att skada, oavsett hur den tillkommit, ska rapporteras till närmsta chef eller arbetsledare. Formuleringen "oavsett hur den tillkommit" är värd att behålla: den tar bort tvekan om skuld och gör att skadan rapporteras i stället för att döljas.

Checklistan bör ange kanalen för felanmälan, vem som tar emot anmälan, vilka uppgifter som ska lämnas – utrustning, plats, vad som är fel och när felet uppstod – samt vad arbetstagaren ska göra under tiden, till exempel använda ersättningsutrustning eller byta arbetsplats. Skador och fel som påverkar arbetsställning, skärmbild eller ljusförhållanden ska hanteras som arbetsmiljöproblem och inte bara som en IT-fråga.

Koppla incidenthanteringen till riskbedömningen genom att använda återkommande felanmälningar av samma typ som underlag för att byta utrustning eller ändra utformningen av standarden.

Riskbedömning och uppföljning

Som arbetsgivare ska du regelbundet undersöka arbetsförhållandena och bedöma riskerna för att någon kan drabbas av ohälsa eller olycksfall i arbetet. Riskbedömningen ska dokumenteras skriftligt, ligga till grund för åtgärderna och du ska informera arbetstagarna om återstående risker. Personlig skyddsutrustning ska användas i de fall riskerna kräver det.

Detaljeringsgraden varierar beroende på arbetsutrustningens komplexitet och vilka risker som är förknippade med användningen. För enkel och okomplicerad arbetsutrustning kan riskbedömningen vara en del i en övergripande riskbedömning av en arbetsprocess. Särskilda bedömningar kan behövas om arbetsutrustningen är tänkt att användas av minderåriga eller i skolundervisning.

Följ upp att åtgärderna får avsedd effekt: gå tillbaka till belastningsbesvär i rygg, nacke, axlar och armar, besvär i ögonen och huvudvärk vid ogynnsamma syn- och belysningsförhållanden samt tecken på ohälsosam arbetsbelastning som trötthet, koncentrationsproblem, sömnssvårigheter och muskelspänningar. Följ också upp att informationen om kvarstående risker har nått arbetstagarna och gör uppföljningen tillsammans med arbetstagare och skyddsombud, eftersom de ska ha möjlighet att delta i arbetsmiljöarbetet.